Les solutions d’archivage ! Obligation de dématérialisation des factures
Le temps passe… Préparez-vous
la facture électronique obligatoire dès 2017
Dans le cadre des marchés publics, l’usage de la facturation électronique connaît une rapide montée en puissance depuis 2012. Elle deviendra progressivement obligatoire d’ici le 1er janvier 2020. L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques est élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1er janvier 2017. Une solution technique transitoire mutualisée et gratuite est proposée par l’Etat.
La dématérialisation des factures va, ou est déjà selon la taille de l’entreprise, une obligation. Dans tous les cas, elle le deviendra en 2020. Une obligation qui pose deux questions. Comment ou à qui confier l’archivage de ses factures numériques pendant le délai réglementaire de 10 années ? Et comment faciliter cette gestion avec les anciennes factures toujours papier ? Éléments de réponse.
Que ce soit pour des obligations réglementaires ou pour les avantages, désormais bien identifiés, en termes d’optimisation des processus métiers, la bascule vers la facture numérique est devenue incontournable. Se pose alors la question : sur quels critères trouver une solution interne ou externe ?
Plusieurs alternatives sont possibles. Opter pour une solution interne suppose d’avoir une infrastructure ou d’investir dans des solutions adaptées. Pour rappel, sont acceptées par les autorités les factures électroniques transmises en « EDI fiscal », les factures électroniques de type PDF sécurisées via un certificat électronique de niveau RGS (Référentiel Général de Sécurité) et, enfin, les factures électroniques sécurisées via des contrôles établissant une piste d’audit fiable.
Sur le terrain, un contrôle fiscal implique de pouvoir démontrer l’authenticité des fichiers, à savoir qu’ils n’ont pas été modifiés depuis leur émission. Le respect de normes, l’ISO 27001 par exemple qui porte sur la confidentialité des données, est un point positif.
La plateforme de dématérialisation Chorus Factures
L’AIFE a mis en œuvre depuis le 1er janvier 2012 une plateforme de dématérialisation des factures, Chorus Factures. Cette plateforme permet aux fournisseurs de l’Etat de transmettre leurs factures par voie électronique, sans recours au papier. Ils peuvent également suivre l’avancement du traitement de leurs factures. Chorus Factures propose gratuitement trois modes de transmission, adaptés aux besoins et aux capacités des fournisseurs :
• le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé) sur un portail ;
• la saisie de factures sur ce même portail ;
• la transmission de factures en Echange de données informatisé (EDI), pour les fournisseurs au volume de factures important.
Le calendrier d’obligation de facturation électronique
L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :
• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
• 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.
Une solution technique transitoire mutualisée et gratuite
Après une concertation avec les représentants des entreprises, des établissements publics et des collectivités, l’agence pour l’Informatique financière de l’Etat (AIFE) a proposé le 8 avril 2015 une solution technique mutualisée et gratuite aux entreprises, aux collectivités locales et établissements publics.
Cette solution s’intitule Chorus Portail Pro 2017. Elle permettra le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi, et sera mise gratuitement à la disposition des fournisseurs. Elle remplacera et s’inspirera de l’outil Chorus factures, actuellement utilisé par les fournisseurs de l’Etat.
L’alternative d’un prestataire externe permet de bénéficier de coûts attractifs. De nombreux spécialistes proposent leurs services. Le prix est bien sûr un premier critère. À titre illustratif, CDC Arkineo pratique des tarifs de moins d’un euro par an et par dossier RH. Des prix valables pour des volumes conséquents. Un autre facteur à prendre en compte concerne le respect des normes en vigueur par le prestataire.
Gains de la facturation électronique
La dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété)
En Bref !
Sur la facturation électronique
La facturation électronique connaît une rapide montée en puissance depuis la loi de modernisation de l’économie dite LME du 4 août 2008 qui faisait obligation à l’Etat d’accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs à compter du 1er janvier 2012 et le lancement de Chorus factures la même année.
Ce mouvement s’est accéléré en 2012 dans le cadre de la simplification administrative de la loi visant à simplifier la vie des entreprises, et la directive européenne relative à la facturation électronique dans les marchés publics qui la rend progressivement obligatoire dans le secteur public. L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques sera généralisée aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics.
L’erreur à ne pas commettre ! Confondre dématérialisation et externalisation des envois papier
L’émetteur d’une facture est autorisé à conserver sous forme électronique le double original d’une facture envoyée par courrier. De nombreuses offres de dématérialisation procèdent donc au transfert par externalisation de l’impression puis l’envoi courrier chez un prestataire de courrier industriel. L’émetteur ne manipule plus de papier et retrouve ses factures sur une magnifique interface web.
Les envois sont mutualisés chez le prestataire qui permet des économies sensibles sur les coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement. En complément l’opérateur propose parfois l’envoi des images PDF en masse.
Génial… mais cela n’est pas de la dématérialisation fiscale de factures… Le gain est limité à une réduction modeste, bien que réelle, des coûts d’envoi courrier. Surtout, dans le cas des factures B2B, les problèmes peuvent être nombreux : difficile prise en compte des factures de plus de 10 ou 20 pages, mauvaise transmission de courriers identifiés « publipostage »…
Quant aux PDF envoyés en masse par mail, leur envoi via une adresse « no-reply » assure l’ignorance totale de tous les incidents de transmission qui peuvent survenir. Et une facture B2B non transmise, même si elle est affichée sur une magnifique interface web, ne sera pas payée.
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